Datenschutzerklärung

Stadttauben Initiative Dresden e. V.
Pulsnitzer Str. 7, 01099 Dresden
E-Mail: info@stadttauben-dresden.de

Diese Website stellt interne Vereins-Tools für die Organisation der Tierschutzarbeit und der Vereinsverwaltung bereit. Dazu gehören insbesondere das Tauben-Fallmanagement, die Verwaltung von Pflegestellen und Medikamenten, die interne Mitgliederverwaltung, die Beitragsverwaltung einschließlich SEPA-Prozessen, die Erstellung von Spendenquittungen sowie die technische Administration und Weiterentwicklung der eingesetzten Systeme.

• Fall- und Pflegestellendaten: z. B. Taubenname, Fundort, Funddatum, Art der Taube, Pflege- und Behandlungsverlauf sowie Vor- und Nachname und gegebenenfalls Telefonnummer von Pflegestellen.
• Mitgliederdaten: z. B. Mitgliedsnummer, Vorname, Nachname, Eintritts- und Austrittsdatum, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Art der Mitgliedschaft, Aktiv-Status und Beitragsstatus.
• Finanz- und Zahlungsdaten: z. B. Zahlungsart, Beitragshöhe, Angaben zu Beitragsermäßigungen, IBAN, Kontoinhaber und Mandatsdatum.
• Dokumente: z. B. hochgeladene PDF-Dateien, Spendenquittungen und sonstige vereinsbezogene Dokumente.
• Authentifizierungs- und Berechtigungsdaten: z. B. Login-Informationen, Rollen- und Gruppeninformationen, Token- und Claim-bezogene Daten für den Zugriff auf geschützte Bereiche.
• Technische Daten: Zugriffsdaten und Server-Logfiles, z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Datei, User-Agent und ähnliche technisch erforderliche Protokolldaten.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung und Nutzung unserer internen Vereins-Tools, zur Durchführung der Vereinsarbeit und zur Verwaltung der jeweiligen Vorgänge erforderlich ist.

Je nach Verarbeitung stützen wir uns dabei insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung einer Vereinbarung bzw. Mitgliedschaft erforderlich ist.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- oder steuerrechtliche Pflichten bestehen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins erforderlich ist, insbesondere für die Organisation der Tierschutzarbeit, die interne Dokumentation, die IT-Sicherheit, die Zugriffskontrolle, die Fehleranalyse und die sichere Bereitstellung der internen Systeme.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit im Einzelfall eine Einwilligung eingeholt wird.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden sollten, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesondert einschlägigen Rechtsgrundlage.

Die Daten werden innerhalb des Vereins nur den Personen zugänglich gemacht, die sie für ihre jeweilige Aufgabe benötigen. Dies betrifft insbesondere berechtigte Vorstandsmitglieder sowie technisch befugte Administratoren im erforderlichen Umfang.

Für die Bereitstellung der internen Tools und Prozesse setzen wir insbesondere folgende Systeme ein:

• stadttauben-dd.de / interne HTML-Formulare und Weboberflächen
• n8n.stadttauben-dd.de für Webhooks, Automatisierungen und Prozesslogik
• login.stadttauben-dd.de (authentik) für Anmeldung und Zugriffskontrolle
• mail.stadttauben-dd.de (Stalwart) für den automatisierten E-Mail-Versand
• staging.stadttauben.de für die technische Prüfung von Änderungen vor der Produktivsetzung
• Gitea zur Versionsverwaltung und kontrollierten Entwicklung
• Baserow Cloud zur Speicherung und Verarbeitung von Datensätzen

Hosting der selbst betriebenen Systeme erfolgt auf Servern der Hetzner Online GmbH. Für die cloudbasierte Datenbank wird Baserow eingesetzt.

Die Daten stammen in der Regel aus Eingaben in unseren Formularen und Verwaltungsoberflächen, aus der Nutzung der internen Tools, aus Vereinsvorgängen sowie aus technischen Protokollen, die bei der Nutzung der Systeme anfallen.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Fall- und Pflegestellendaten grundsätzlich während der Pflegephase und regelmäßig bis zu fünf Jahre danach, soweit keine abweichende Pflicht oder Erforderlichkeit besteht.
• Daten aus dem Medikamentenmanagement grundsätzlich bis zu sechs Jahre, soweit keine abweichende Pflicht oder Erforderlichkeit besteht.
• Technische Protokolldaten in der Regel 30 bis 90 Tage, soweit keine längere Speicherung im Einzelfall erforderlich ist.
• Mitglieds-, Beitrags- und Finanzdaten nach den vereins-, steuer- und sonstigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sowie nach unseren Lösch- und Archivierungsvorgaben.
• Spendenquittungen und zugehörige Dokumente grundsätzlich sieben Jahre, soweit keine längere gesetzliche Aufbewahrung erforderlich ist.

Soweit bestimmte Angaben für die Nutzung einzelner Funktionen oder für die Durchführung von Vereins- und Verwaltungsprozessen erforderlich sind, ist die Bereitstellung dieser Daten notwendig. Ohne diese Angaben können einzelne Funktionen oder Prozesse gegebenenfalls nicht oder nicht vollständig genutzt werden.

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch.

Sofern eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Wir setzen kein externes Analytics oder Tracking ein.

Im Zusammenhang mit der Anmeldung und der sicheren Bereitstellung geschützter Bereiche können technisch notwendige Cookies oder vergleichbare technische Speichermechanismen eingesetzt werden, insbesondere für Login-, Sitzungs- oder Sicherheitsfunktionen. Diese sind für den Betrieb der internen Tools erforderlich.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.